Van visitekaartje naar opvolging in 2 minuten: zo werkt het in HubSpot
De komende tijd staat de agenda van veel bedrijven weer vol met beurzen en events. Denk aan FlowerTrials, GreenTech, open dagen en netwerkbijeenkomsten. Mooie momenten om nieuwe contacten te leggen, bestaande relaties te spreken en kansen te ontdekken.
Maar eerlijk is eerlijk: de echte waarde ontstaat pas ná het gesprek.
En juist daar gaat het vaak mis.
Herkenbaar?
Je komt terug van een beurs met een stapel visitekaartjes en goede gesprekken in je hoofd.
Een paar dagen later:
- Je weet niet meer precies wie ook alweer interesse had.
- Kaartjes liggen nog ergens op een bureau of in een tas.
- Follow-up blijft liggen omdat de dagelijkse drukte weer begint.
- Een warme lead is ineens koud geworden.
Dat is zonde. Niet omdat het gesprek niet goed was, maar omdat de opvolging ontbreekt.
Gelukkig heeft HubSpot dit slim opgelost
Met de mobiele app van HubSpot kun je direct tijdens of vlak na het gesprek een visitekaartje scannen en omzetten naar een contact in je CRM.
Geen losse notities. Geen vergeten opvolging. Geen handmatig overtypen.
Hoe werkt het visitekaartje scannen in HubSpot?
Stap 1: Open de mobiele app
Open de HubSpot app op je telefoon.
Stap 2: Scan het visitekaartje
Maak een foto van het kaartje. De scanner herkent automatisch gegevens zoals:
- Naam
- Bedrijf
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Functie
Deze gegevens worden direct voorgesteld als nieuw contact.
Stap 3: Voeg context toe
En dit is misschien wel de belangrijkste stap.
Voeg meteen een korte notitie toe zoals:
- Interesse in demo na GreenTech
- Zoekt oplossing voor salesproces
- Bel volgende week dinsdag
- Spreek ook met collega over marketing
Zo weet je later exact waar het gesprek over ging.
Stap 4: Plan direct een opvolgactie
Maak meteen een taak aan:
- Belafspraak plannen
- Mail sturen
- Offerte voorbereiden
- Demo inboeken
Daardoor verdwijnt het contact niet in een lijst, maar komt er direct beweging in.
Waarom dit zoveel beter werkt
Veel bedrijven focussen op het verzamelen van leads.
Maar leads verzamelen is niet het doel. Opvolgen is het doel.
Met deze werkwijze:
- Reageer je sneller
- Kom je professioneler over
- Verlies je minder kansen
- Houd je overzicht na drukke events
- Zit alle informatie direct centraal in je CRM
Vooral interessant voor bedrijven die veel op events staan
Denk aan organisaties in:
- Tuinbouw
- Techniek
- Maakindustrie
- Zakelijke dienstverlening
- Groothandel
Juist wanneer medewerkers veel onderweg zijn, is snelheid in opvolging cruciaal.
Mijn advies na een beursdag
Maak er een vaste routine van:
Na elk gesprek:
- Kaartje scannen
- Notitie toevoegen
- Volgende stap plannen
- Klaar
Dat kost twee minuten en levert vaak veel meer op dan een goed gesprek zonder vervolg.
Conclusie
Een beurs bezoeken kost tijd, geld en energie. Dan wil je ook dat gesprekken iets opleveren.
Met de visitekaartscanner van HubSpot maak je van losse ontmoetingen direct concrete opvolging.
En daar zit uiteindelijk de echte ROI van events.